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Como as ferramentas colaborativas aumentam a eficiência de trabalho no home office

Por Thais SouzaPublicado em

Com a pandemia do Covid-19, milhares de empresas tiveram que se adaptar e adotar o sistema de trabalho home office. Inclusive, algumas até anunciaram que este modelo permanecerá mesmo após a pandemia. 

Contudo, muitos profissionais ainda não estão habituados e não se acostumaram com o trabalho remoto, o que acaba gerando dificuldades em organizar os processos, feedbacks, atividades e até na gestão do tempo. Por isso, implementar ferramentas colaborativas é essencial para manter a eficiência e a produtividade dos colaboradores. 

O que são ferramentas colaborativas? 

As ferramentas colaborativas são tecnologias que auxiliam na automatização dos processos dentro de uma empresa e também na comunicação entre os colaboradores, líderes e gestores. Elas foram criadas para simplificar e agilizar a realização das mais variadas tarefas diárias dentro de uma empresa.

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Tratam-se de softwares ou aplicativos que permitem a criação, edição, compartilhamento e gerenciamento de qualquer tipo de informação de trabalho entre duas ou mais pessoas que trabalham na mesma companhia.

Existem diversos tipos de ferramentas colaborativas, uma para cada objetivo a ser atingido. Confira os sete principais modelos: 

  • Armazenamento: armazena e compartilha documentos entre a equipe. Exemplos: Google Drive, Dropbox e OneDrive;
  • Comunicação: ferramentas de vídeo ou áudio para a realização de reuniões. Exemplos: Google Meet, Microsoft Teams e Skype;
  • E-mail corporativo: e-mails profissionais, usados para assuntos internos importantes e também para contato com clientes. Algumas opções são: Gmail, Outlook, Yahoo Mail;
  • Rede social corporativa: plataformas de interação entre funcionários e gestores para envio de memes, fotos, áudios, vídeos, com o objetivo de manter a interação entre todos. Exemplos: Yammer, Slack e Workplace;
  • Gestão de projetos: são ferramentas que auxiliam na organização de tarefas pendentes, os prazos de entrega e determinação dos colaboradores responsáveis pela execução de cada projeto. Algumas opções são: Trello, Operand e Asana;
  • Gestão de documentos: produção, armazenamento, gerenciamento e uso dos arquivos físicos e/ou digitais mais importantes de uma determinada empresa. Exemplo: Adobe Document Cloud;
  • Assinatura eletrônica: com a assinatura eletrônica você pode assinar contratos online, sem a necessidade de imprimir, assinar e enviar. Exemplo: Adobe Sign.

Qual a importância das ferramentas colaborativas? 

As ferramentas colaborativas podem aumentar a eficiência do trabalho home office de diversas maneiras. Por exemplo: se sua empesa adota um software de assinatura eletrônica, você não precisará perder tempo imprimindo, enviando e esperando dias pela assinatura de contratos em papel. Além de economizar com papel, toner de tinta para impressão.

Também é possível gerir melhor o tempo dos seus colaboradores, já que através dessas ferramentas a comunicação é mais ágil. Quando um colaborador consegue encontrar todas as informações que precisa de forma fácil e rápida, ele produz mais, portanto, com uma ferramenta de gestão de projetos, tudo fica organizado em um só lugar, otimizando esses processos.

E como o próprio nome já diz, a colaboração é outro benefício para as empresas. Equipes integradas e engajadas alcançam melhores resultados, além de trabalharem mais felizes. E por último, podemos citar o acompanhamento em tempo real como vantagem para as empresas, principalmente para os gestores, que podem liderar suas equipes, mesmo a distância.

Descomplicamos?

Conta para a gente aqui nos comentários se você já faz o uso de ferramentas colaborativas na sua empresa. Esperamos que este conteúdo tenha te ajudado de alguma forma. Até a próxima!

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Thais Souza

Redatora e Especialista em Produtos e Serviços Financeiros na Foregon, se identifica com conteúdos relacionados a investimentos e empréstimos e acredita que esse tipo de conhecimento pode mudar a vida das pessoas. Busca impactar a vida dos usuários que buscam resolver um problema ou conhecer melhor um produto ou serviço financeiro.

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