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Como optar por gerenciar um projetos ágil ou tradicional?

Por VoittoPublicado em

O gerenciamento de projetos é vital para o bom desenvolvimento de um produto, serviço ou resultado.

Atualmente existem dois grandes campos de conhecimento no gerenciamento de projetos: o gerenciamento tradicional e o gerenciamento ágil.

Mas como saber qual método de gerenciamento de projetos eu devo utilizar? Bom, é exatamente isso que veremos nesse artigo.

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Mas antes de mais nada, precisamos ter uma visão geral sobre essas duas grandes áreas.

O gerenciamento tradicional

O gerenciamento tradicional de projetos está muito bem documentado no Guia PMBOK, criado pelo PMI (Project Management Institute), em que todas as etapas de um projeto são documentadas de maneira detalhada e algumas habilidades, ferramentas e técnicas ainda são indicadas para executá-las adequadamente.

Nesse estilo de gerenciamento de projetos, o cronograma é estabelecido no começo, possibilitando que seja feito em uma cascata bem definida.

O gerenciamento tradicional se resume em 5 fases: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e encerramento.

Iniciação do projeto

É onde são definidos os objetivos do projeto de uma forma mais generalista. Podem ser usados business cases de projetos semelhantes para que seja obtida uma visão mais realista sobre as metas a serem estabelecidas.

Além disso, nesse passo é importante iniciar o gerenciamento das partes interessadas, pegando as opiniões de todos os stakeholders para então ser gerado o project charter, que é o documento onde estará registrado tudo o que será feito e também o que não será feito durante o projeto.

Planejamento do projeto

Essa etapa se inicia com a definição das metas do projeto. É indicado utilizar metas SMART, pois elas garantem uma maior probabilidade de o projeto ter um impacto relevante dentro da sua organização.

Após a definição das metas, é elaborado o escopo do projeto e também são definidos os custos, requisitos de qualidade, prazos, marcos, plano de comunicação e plano de gerenciamento de riscos.

Por ser necessário estabelecer o escopo e o cronograma ainda no início do projeto, a metodologia tradicional é extremamente burocrática para  atender novas demandas no decorrer do trabalho, sendo esse um dos seus pontos fracos.

Execução do projeto

Nessa fase, são desenvolvidas as atividades para que as entregas planejadas possam ser feitas, sendo uma das mais importantes no gerenciamento de projetos.

Muitos imprevistos podem ocorrer nessa etapa, sendo necessário, portanto, um bom gerenciamento das comunicações para evitar o desencontro de informações.

A fase de execução no gerenciamento de projetos normalmente ocorre em paralelo com uma outra etapa: a de monitoramento.

Monitoramento do projeto

Na fase de monitoramento, são feitas todas as medidas acerca da progressão do projeto. A partir disso, é possível saber se o trabalho está sendo feito de maneira adequada ou se existem ajustes a serem feitos.

Nessa etapa é muito comum o uso de KPIs como a maior fonte de insights para os gestores das equipes.

Encerramento do projeto

Como o próprio nome da etapa já indica, nessa etapa o projeto é encerrado. Ela é muito importante no gerenciamento de projetos, porque é o momento onde é feit a reunião em que são levantados todos os erros e acertos da equipe no decorrer do projeto. 

O objetivo central dessa fase é documentar todos os aprendizados da equipe sobre o projeto, contribuindo para o know-how da organização.

Além disso, a fase de encerramento é muito importante para que os erros ocorridos sejam tratados de maneira preventiva em projetos posteriores.

O gerenciamento ágil de projetos

A gestão ágil de projetos tem caráter iterativo, isto é, ele pode ir se ajustando com o decorrer do projeto.

Há muitos métodos ágeis para gerenciamento de projetos, mas os dois mais populares são o Scrum e o Kanban.

Que tal aprendermos um pouco mais sobre eles e, assim, entendermos melhor o gerenciamento ágil de projetos?

Scrum

O Scrum é, sem dúvidas, o framework mais conhecido e mais adaptável dentro do campo ágil no gerenciamento de projetos.

A adaptabilidade do Scrum se dá pelo fato de seu funcionamento se basear na divisão de um grande escopo em escopos menores.

Vamos dar uma olhada em alguns conceitos importantes para que essa ideia possa ser melhor compreendida?

Sprint

Uma sprint é uma frente de trabalho com um objetivo muito específico e com tempo já determinado entre a equipe do projeto e todas as partes envolvidas no seu desenvolvimento.

Em outras palavras, é pegar uma pequena parte do projeto que pode gerar uma entrega para o cliente e focar apenas nela.

Portanto, para o  Scrum um projeto nada mais é que um conjunto de várias sprints que juntas formam um grande escopo.

Essa divisão do escopo em pequenas partes facilita muito o gerenciamento de projetos, pois é possível acatar mudanças com maior facilidade.

Product backlog

A product backlog é a lista de requisitos disposta de maneira ordenada por grau de prioridades, feita pelo Product Owner e que a equipe de desenvolvimento irá trabalhar no decorrer do projeto.

Sprint backlog

A sprint backlog é uma lista de atividades a serem desenvolvidas durante uma sprint.

Por exemplo, imagine que uma equipe está desenvolvendo um sistema de gerenciamento de finanças e que uma das exigências do cliente seja calcular o imposto de renda automaticamente.

Nesse caso, todas as partes do sistema de gerenciamento de finanças juntas constituem o product backlog. O cálculo do imposto de renda é um desses itens e receberá uma sprint para ser feito.

A sprint, portanto, estará focada em destinar todos os esforços da equipe para desenvolver essa exigência do cliente em um tempo já determinado.

As exigências específicas sobre o cálculo do imposto de renda constituem uma sprint backlog.

Daily scrum

Talvez esse seja o principal evento do Scrum. As daily scrums são reuniões diárias, normalmente no início do expediente, onde todos os membros relatam o que fizeram no dia anterior e o que pretendem fazer após a reunião.

Além disso, as daily scrums servem para que os membros da equipe relatem as suas dificuldades e possíveis impedimentos que possam prejudicar as suas entregas.

A partir disso, o Scrum Master trabalha para mitigar esses impedimentos, que é a principal função de quem está nesse papel.

Kanban

O Kanban é muito útil em gerenciamento de projetos que tenham um escopo curto, bem definido e que explique bem as tarefas a serem desenvolvidas.

O funcionamento básico do Kanban se dá por meio de três colunas: a fazer, fazendo e feito.

Na coluna "a fazer", são colocadas todas as tarefas que precisam ser feitas, mas que ainda não foram iniciadas. Na coluna "fazendo" são colocadas as atividades que estão em execução. Por fim, na coluna "feito" são colocadas todas as atividades que já foram finalizadas.

Quando usar cada um?

Como foi possível perceber, os dois modos de gerenciamento de projetos são extremamente úteis quando bem empregados.

O gerenciamento tradicional acaba, por vezes, não permitindo mudanças no projeto no seu decorrer, pois o seu escopo é definido ainda no começo do projeto.

A gestão ágil, por outro lado, é extremamente flexível com mudanças no escopo no decorrer do trabalho, pois trabalha com pequenos escopos de cada vez, possibilitando, assim, fazer mudanças de maneira mais eficiente.

Assim, a metodologia ágil se faz extremamente útil em projetos voláteis, em que o cliente pode fazer muitas exigências no andamento do trabalho, como no desenvolvimento de softwares, por exemplo.

A gestão tradicional é indicada no gerenciamento de projetos grandes e em ambientes com pouca mudança.

Por exemplo, imagine que você terá que atuar no gerenciamento de projetos de construção de turbinas para a usina de Itaipu. Esse é um caso em que você dificilmente terá grandes mudanças durante a execução do trabalho.

Nesse cenário, é possível estabelecer um escopo fiel do que deve ser desenvolvido já no início do projeto, fazendo da gestão tradicional uma escolha adequada.

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Voitto

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