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As 6 principais vantagens de ter uma assinatura digital

Por Janaína TavaresPublicado em

Ter segurança em uma negociação online ou até mesmo na hora de comprar produtos e serviços por meio de sites é fundamental. Por isso, hoje existem algumas soluções que podem trazer ainda mais proteção para consumidores e empresas, uma delas é a assinatura digital.

Com esta tecnologia, você terá mais facilidade para verificar a autenticidade de documentos. Para entender mais sobre esse assunto, as principais vantagens que a assinatura digital oferece e como obter uma, basta acompanhar a leitura do nosso artigo até o final. Vamos lá?

O que é uma assinatura digital?

A assinatura digital é um recurso que comprova a sua identidade na internet. Em outras palavras, essa assinatura assegura que o emissor do documento digital é a pessoa que ele realmente afirma ser.

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Na prática, essa assinatura pode ser usada tanto para documentos quanto para sites, já que estes também precisam de certificados digitais legítimos, por exemplo: o certificado Secure Socket Layer (SSL).

Para que serve uma assinatura digital?

A assinatura digital serve para autenticar um documento de maneira rápida e segura, sem a necessidade de usar papel e caneta. Além disso, esse recurso pode ser utilizado em diversas ocasiões, como:

  • Transações legais;
  • Transações comerciais;
  • Documentos oficiais do governo;
  • Assuntos confidenciais, entre outros casos.

Quais as principais características da assinatura digital?

Toda assinatura digital é norteada por três princípios básicos, que também podem ser considerados como suas características centrais.

São elas: a autenticidade (confirmação da assinatura), a integridade (sem possibilidade de alteração da mensagem) e o não-repúdio (sem possibilidade do remetente negar a autenticidade da mensagem).

Outra caraterística da assinatura digital é a sua validade jurídica, estabelecida pelo artigo 10 da MP nº 2.200-2, que instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil).

Diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital

Estas são duas palavras que podem gerar muita confusão. Embora ambas tenham validade jurídica, a assinatura eletrônica e a assinatura digital possuem algumas diferenças marcantes. Conheça elas, logo abaixo:

Assinatura eletrônica

Quando falamos de assinatura eletrônica, estamos nos referindo a uma forma de autenticação que envolve biometria, reconhecimento do IP relacionado a e-mails, assinatura eletrônica por login/senha, firma digitalizada e assinatura digital.

Assinatura digital

Já a assinatura digital é um subconjunto da assinatura eletrônica, pois esta última é bem mais ampla. Entretanto, a assinatura digital é diferente dos outros tipos de assinatura porque ela trabalha com mecanismo criptográfico (Infraestrutura de Chave Pública).

Dessa maneira, a assinatura digital possui um alto nível de segurança. Vale ressaltar ainda que ela permite a autenticação do documento do remente, ao mesmo tempo que mantém o documento inalterado, sem chances de ocorrer uma fraude.

Observação: você pode adquirir assinaturas ou certificados digitais que validem sua identidade através do CPF, do CNPJ ou com o registro da OAB, entre outros.

Quais são os principais serviços da assinatura digital?

É importante que você entenda que o certificado digital, bem como a assinatura digital, possuem validade legal. Sabendo disso, esses dois elementos oferecem diversos serviços para sua vida, como:

  • CPF: a Pessoa Física consegue consultar dados do Imposto de Renda (IR); acessar o e-CAC; o eSocial; assinar prontuários médicos e muito mais;
  • CNPJ: os empreendedores podem fazer tudo o que uma Pessoa Física consegue realizar com a assinatura digital. Mais especificamente, quem tem um CNPJ pode emitir documentos de arrecadação do Simples Nacional; solicitar financiamento na Financiadora de Estudos e Projetos (Finep), dentre outras ações.

As seis principais vantagens de ter uma assinatura digital

Com o seu certificado digital, você é capaz de assinar digitalmente os documentos a qualquer hora e em qualquer lugar do mundo.

Esse é uma das grandes vantagens de contar com o auxílio desse tipo de tecnologia. No entanto, os diferenciais da assinatura digital não param por aqui. Veja, logo abaixo, quais são os outros que se destacam:

  • Redução de custos: a empresa pode reduzir consideravelmente seus custos com impressão de papel, armazenamento dos arquivos em locais físicos e muito mais;
  • Agilidade no processo: os documentos podem ser assinados na hora, por meio de diversos dispositivos móveis, como tablet, celular ou computador. As tarefas burocráticas são resolvidas em poucos minutos;
  • Segurança: com a assinatura digital, você evita possíveis fraudes. Isso porque os documentos têm autenticidade, integridade e possuem infraestrutura de tecnologia de última geração;
  • Sustentabilidade: o uso da assinatura digital também contribui positivamente para o meio ambiente, já que com menos papéis, os danos à natureza são menores;
  • Eficiência no fluxo de trabalho: se você busca por uma eficiência de qualidade no fluxo de trabalho, as assinaturas digitais são ideais para essa demanda. Elas permitem menos esforço na hora de gerenciar e o rastrear os documentos;
  • Economia de tempo: tanto os documentos como o contratos podem ser assinados praticamente em tempo real, proporcionando uma grande economia de tempo.

Como ter uma assinatura digital?

Para adquirir a sua assinatura digital, o primeiro passo é escolher uma autoridade certificadora competente, ou seja, uma entidade responsável por emitir certificados digitais. Com isso em mente, siga nossas orientações:

  1. Faça uma boa pesquisa pela internet para ter acesso a informações sobre as autoridades certificadoras que existem;
  2. Cheque a segurança e credibilidade dessas empresas, além de prestar atenção e outras detalhes, tais como: custos e a documentação necessária para a emissão do certificado digital;
  3. Assim que você escolher a melhor autoridade certificadora que se encaixa nas suas necessidades, será necessário seguir os passos recomendados por essa empresa;
  4. A maioria vai pedir para que o solicitante preencha um formulário com sua assinatura e informações;
  5. Por fim, você passará por uma espécie de validação que pode ser presencial ou virtual (cadastramento biométrico com fotografia e digitais).

Dicas de como conseguir um certificado digital

No mercado, existem autoridades certificadoras gratuitas e pagas. Sendo assim, o primeiro passo é checar a procedência da empresa que está oferecendo o serviço.

Para os negócios que têm site e precisam do certificado SSL, vale a pena conhecer melhor as empresas Symantec, GeoTrustThawte e Comodo. Todas essas opções são autorizadas a vender certificados SSL e ainda disponibilizam contratos anuais.

Fora essas que citamos, a Certisign e o Serasa também são outras empresas conhecidas no ramo por venderem certificados válidos para os cidadãos.

No caso dessas duas, elas comercializam os certificados na forma de tokens, cartões com leitores ou disponíveis na nuvem.

Quais os valores para adquirir uma assinatura digital?

Se for um certificado digital para quem é Pessoa Física (CPF), ele pode custar entre R$ 90 e R$ 400 para um ano de validade. Já para Pessoas Jurídicas (CNPJ), os preços podem ser em torno de R$ 150 e R$ 410.

Importante: os valores citados dependem tanto da agência certificadora como da modalidade de certificado escolhida. Além disso, o certificado será mais caro conforme o período de validade contratado.

Passo a passo de como assinar um documento digital

Você pode assinar digitalmente arquivos em PDF ou em Word. Para facilitar, trouxemos um exemplo de como fazer isso na prática e sem complicações:

Assinatura digital de um documento em PDF

  1. Após ler o documento na íntegra pelo Adobe Reader, clique na opção "Ferramenta" que está localizada na barra superior do programa;
  2. Clique em "Certificados";
  3. Logo em seguida, opte por "Abrir";
  4. Depois, vai aparecer na barra superior do programa a opção "Assinar digitalmente";
  5. Clique nesta alternativa;
  6. Feito isso, vá até o final do documento e demarque o espaço onde você irá assinar;
  7. Assim que você fizer isso, uma janela vai aparecer na tela para você;
  8. Nela, estará o seu certificado;
  9. Clique sobre ele e depois na opção "Continuar";
  10. Em seguida, clique em "Assinar", digite sua senha e clique em "Salvar".

Assinatura digital de um documento em Word

  1. Leia o documento na íntegra, clique em "Arquivo" no programa do Word;
  2. Depois disso, opte por "Proteger o documento";
  3. Na sequência, clique em "Adicionar uma assinatura digital";
  4. Na janela que aparecer na tela, preencha as informações solicitadas;
  5. Logo em seguida, selecione seu certificado digital;
  6. Para finalizar, digite sua senha e clique em "Salvar".

Principais dúvidas sobre a assinatura digital

Como é feita a assinatura digital?

A assinatura digital só pode ser feita com um certificado digital, já que este documento é capaz de atestar a identidade do signatário. Isso porque ele usa uma tecnologia de criptografia que garante a integridade das informações e a validação dos documentos eletrônicos.

Como fazer uma assinatura digital gratuita?

Para fazer uma assinatura digital gratuita, você precisa buscar por empresas que oferecem esse tipo de serviço, como é o caso do Assinatura Grátis, especialista em gestão de contratos.

Qual o valor de uma assinatura digital?

O valor da assinatura digital vai depender do tipo de certificado desejado, se ele será para Pessoas Físicas ou Pessoas Jurídicas.

Como fazer uma assinatura digital no celular?

Para assinar digitalmente um documento pelo celular, você pode usar o aplicativo Adobe Acrobat. Com ele, é possível colocar sua assinatura em arquivos Word ou PDF.

Quais os benefícios de ter uma assinatura eletrônica?

Além da assinatura digital, também existe a assinatura eletrônica. Esta permite alguns benefícios, como garantia de maior segurança das informações, diminuição de custos, aumento da produtividade da equipe, redução da burocracia da empresa, dentre outros.

Conteúdos que você precisa conhecer

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Janaína Tavares

Jornalista e Especialista em Produtos e Serviços Financeiros na Foregon, a Janaína (ou Jana). Como redatora, ama os conteúdos sobre dicas financeiras. Preza pela checagem de todas as informações e o conteúdo perfeito para ela, é aquele que ajuda o leitor a resolver um problema, ensinando e orientando o leitor a tomar a melhor decisão.

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