Notas Fiscais: 6 dicas para uma boa gestão

A gestão fiscal é entendida como uma das principais estratégias das empresas para cumprir com as normas legislativas e as regras tributárias para o setor comercial.

Dentro desse assunto é abordado, por exemplo, o devido recolhimento de impostos, a correta emissão de notas fiscais e o planejamento fiscal do negócio (créditos fiscais, redução de tributos, etc.).

Assim, ao aplicar essa técnica, você estará dando um passo em direção ao seu crescimento, uma vez que, estar por dentro da legalidade é requisito básico para o sucesso.

E tem mais! Se você procura ter uma gestão fiscal e tributária sólida e produtiva, já adianto que uma das dicas é utilizar ferramentas para automação de processos.

Ficou curioso? Quer saber mais sobre o assunto? Então confira este post, onde montamos um guia com as 6 principais dicas para uma boa gestão fiscal. Confira!

O que você procura?

Quais são os benefícios de uma gestão fiscal eficiente?

De pronto, podemos assegurar que a otimização do tempo e a segurança para desenvolver atividades, ficando livre de processos burocráticos é o que brilha aos olhos de todo empreendedor quando falamos dos benefícios dessa prática.

Mas, mais do que isso, podemos citar também como vantagem:

• Melhor organização dos documentos;
• Serviço de contabilidade mais assertivos;
• Facilidade e eficiência na emissão de notas fiscais;
• Redução de custos;
• Ganho de credibilidade no mercado.

Diante de tantas vantagens, não há razões para ficar de fora dessa, não é mesmo?

Além disso, é válido ressaltar, que a legislação tributária brasileira não é a das mais fáceis de se compreender, na verdade, temos uma das mais complexas leis quando o assunto é o setor fiscal.

Portanto, é por meio da gestão fiscal que será possível desburocratizar esse cenário e tirar vantagem da concorrência, eliminando suas preocupações e impulsionando suas vendas.

Quais são as principais dicas para uma boa gestão fiscal?

Como você pode ter notado, a gestão fiscal de fato é uma grande aliada das empresas, fazendo a diferença para uma administração eficaz e criando espaço para tomadas de decisões mais acertadas.

Para isso, você deve contar com um sistema de automação de processos, os famosos ERPs, um software que irá centralizar as informações da sua empresa e permitir que você tenha mais agilidade para executar suas tarefas diárias.

Dentro do campo das notas fiscais, trouxemos as 6 principais dicas para que você faça uma boa gestão. Acompanhe:

1. Verifique qual tipo de nota fiscal eletrônica deve ser emitida!

Entender a diferença entre os principais tipos de notas fiscais e saber qual você deve emitir para o seu modelo de negócio é essencial para garantir que a sua empresa esteja cumprindo a lei.

Entre os principais modelos temos:

• Nota Fiscal de Produto Eletrônica (NF-e): um comprovante que serve para autenticar a venda de mercadorias em e-commerces ou lojas físicas. Portanto, produtos digitais não fazem parte dessa categoria.
• Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e): utilizada quando ocorre alguma prestação de serviço — independentemente do tipo, tamanho e regime tributário do seu negócio.
• Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e): documenta as transações comerciais de venda e substitui a emissão do cupom fiscal, muito utilizado no setor de varejo.

Vale lembrar que, cada nota possui uma regulamentação própria e, além disso, há também legislações específicas (estaduais/municipais) que trazem as diretrizes de uso.

É preciso dizer que existem muitos outros tipos desses documentos fiscais, como por exemplo:

• Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e): Utilizado no setor de varejo do Estado de São Paulo e Ceará;
• Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e): Usado na prestação de serviço do transporte de cargas;
• Nota Fiscal Complementar: corrige a quantidade de mercadoria ou o valor de imposto;
• Nota Fiscal Denegada: quando o emitente ou destinatário é irregular;
• Nota Fiscal Rejeitada: quando há informação errada no documento;
• Nota Fiscal de Devolução: anula operações de venda ou compra;
• Nota Fiscal de Remessa: quando não há venda, e sim acompanhamento.

.Atenção! Apesar de utilizarem o mesmo tipo de nota (CF-e), o Estado de São Paulo e o Estado do Ceará operam com equipamentos obrigatórios distintos para a emissão desse documento, quais sejam, o SAT e o MFE, respectivamente.

Sim, é uma lista vasta e aqui trouxemos esse conteúdo de uma forma bem resumida… Mas e aí: vai querer mesmo ter de entender todos esses modelos e casos específicos, ou vai automatizar esses processos? A decisão é toda sua!

2. Mantenha o seu cadastro de clientes sempre atualizado!

Não contar com o cadastro de clientes devidamente atualizado pode levar a empresa a preencher as notas fiscais com informações equivocadas.

Para evitar dores de cabeças futuras, mantenha todos os dados sobre os seus clientes sempre atualizados, como por exemplo:

• CNPJ;
• Inscrição Estadual ou Municipal;
• Regime tributário;
• CEP;
• Telefone;
• E-mail etc.

3. Entenda o básico sobre contabilidade e impostos!

É fundamental que você busque entender o mínimo a respeito de contabilidade e os impostos previstos para o seu setor como, por exemplo, o Imposto sobre Serviço (ISS) e o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS).

Outra dica é ficar por dentro de termos importantes como o Código de Situação da Operação do Simples Nacional (CSOSN) e o Código Especificador da Substituição Tributária (CEST).

Isso te ajudará a tomar atitudes mais acertadas por ter uma visão um pouco mais clara da situação.

E é claro, é super válido contar sempre que precisar do auxílio de um contador para te ajudar com assuntos mais técnicos.

4. Não confunda o DANFE com a Nota Fiscal!

Alguma pessoas fazem confusão quando o assunto é esse tema. O Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (Danfe) é o resumo de tudo o que está descrito na nota fiscal.

Dessa forma, ele não é a nota fiscal da compra e nem mesmo a substitui, portanto, não possui validade jurídica.  Ele apenas facilita o acesso dos dados da compra para o consumidor

Exemplificando, o Danfe é o PDF que você recebe por email quando compra um livro em um e-commerce.

5. Armazene os arquivos XML das notas fiscais!

A lei obriga que as empresas armazenem suas notas fiscais por, pelo menos, 5 anos!

Se durante esse prazo, o Fisco solicitar determinada nota fiscal e a empresa não tiver como fornecê-las, você estará sujeito a multas por nota perdida!

Portanto, é importante que você armazene os arquivos XML para fins de fiscalização.

6. Conte com um software emissor de alta performance!

Se a solução fiscal da sua organização não tem alta capacidade de processamento e funções automatizadas, sua operação está em risco.

Isso pois podem ocorrer mais erros durante a emissão, lentidão no envio de notas fiscais  ao Fisco, entre outros problemas.

Tenha em mente que os documentos fiscais são necessários para que o negócio funcione, porém, apenas emiti-los não é o suficiente.

É preciso garantir uma operação eficiente e usar tal obrigação à favor do seu negócio, agilizando os seus processos para estar à frente da concorrência.

Conclusão

Neste post, você pôde compreender o conceito e os benefícios da gestão fiscal e, ainda, teve acesso a 6 dicas de como realizá-la de como eficiente e produtiva.

Não resta dúvidas que para além de tantos benefícios, essa é uma forma estratégica de passar à frente da concorrência e impulsionar ainda mais o crescimento da sua empresa.

Agora que você já entendeu o que é a gestão fiscal e descobriu a importância de mantê-la na sua organização, aproveite e descubra se é realmente preciso ter CNPJ para vender online.